仕事で日常的にビジネスメールを使用している方でも、転職活動中に送る応募や面接スケジュールに関するメールについては、どのように書けば良いのか少し迷う人もいるでしょう。
では、採用担当者に好印象を持たれやすいメールを書くには、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。
今回はビジネスメールの基本に加え、転職活動中にやり取りするメールのなかでも、特に返信のマナーを中心にポイントをご紹介します。
ビジネスメールの基本マナー
まずは、ビジネスメールの基本を押さえておきましょう。メールを返信する際に気を付けるべきマナーは主に4つあります。
●返信時間
ビジネスメールは、できるだけ早く返信するのが基本です。遅くても24時間以内に返すようにしましょう。内容によっては確認が必要なものがあったりして、返信に時間がかかるメールもあるかもしれません。しかし、レスポンスが早ければ早いほど、相手にも気持ちが伝わります。返信期限さえ守れば悪い印象を持たれることはありませんが、可能な限りメールに気付いたときにすぐ返信することを心掛けましょう。
どうしても24時間以内に返信できない内容の場合は、「○日にあらためてご連絡いたします。」と先に伝えておきましょう。いつまでも返信がないと、相手側に「メールが届いていないのではないか」「見落としているのではないか」と心配をかけてしまいます。「内容を確認した」という意思表示のために、簡易的な返信だけでも先にしておくことが大切です。
●形式
企業に送るメールは形式を「テキスト形式」にして送るようにしましょう。HTML形式は文字を装飾できるため便利ですが、企業が導入するメールソフトではHTML形式に対応していない場合があります。送信前に自分のメールがテキスト形式になっていることを確認し、文字化けすることのないようにしましょう。
●改行
メールで大切なことは、相手にとって見やすい文章にすることです。メールを見やすくする工夫のひとつが改行です。一文が長すぎると、メールソフトの自動改行機能で意図しない箇所で区切られたり、レイアウトが崩れたりして読みづらくなることがあります。目安として30～35文字程度で改行するようにしましょう。また、文字が詰まっても読みづらいので、3～4行ごとに1行スペースを空けて、本文に段落を作るようにします。
●挨拶文
いきなり本題に入るのではなく、まずは挨拶文を添えましょう。特に、初めてやり取りする際は、「初めてご連絡いたします。◯◯と申します。」と名乗るのがマナーです。
転職活動で気を付けたいメールの返信
転職活動中はメールでのやり取りが数多く生じます。メールの返信で気を付けるべきポイントについて、見ておきましょう。
●署名
メール本文の最後に、自分の署名を入れます。ただし、転職活動で使用する場合、在籍している会社の署名や役職名を入れるのは避けましょう。
＜転職活動で記載する署名の内容＞
・名前
読み方が難しい名前の場合はふりがなを入れます。
・住所
書類の送付などに使用するため、郵便番号から正しく記入します。
・電話番号
携帯電話の番号を記載しておきましょう。家の固定電話がある場合は記入しても良いですが、ほとんどの場合、連絡手段は携帯電話です。
・メールアドレス
会社や携帯電話のメールアドレスではなく、PCのメールアドレスを書きます。
●件名
件名はあまり長くならないよう、要点をまとめてシンプルにすることが大切です。例えば、「面接の日程について」「応募に関する問い合わせ」など、句読点を使わず、簡潔に伝えるのがポイントです。
「【名前】面接の日程について」というように、件名に自分の名前を付け加えても良いでしょう。どのような案件で、誰とやり取りをしていたかがわかりやすくなります。
企業側からのメールに返信するときは、件名は書き換えず、そのまま返信することもポイントの一つです。件名をそのままにしておけば、相手がメールを検索しやすくなり管理が容易になります。
返信メールであることを表す「Re：」は、やり取りの回数が増えると長くなり、消したほうが良いと思うかもしれません。しかし、新規で件名の違うメールを作成して返信してしまうと、前後のやり取りが見えづらくなってしまいます。ただし、「Re：Re：Re：～」と数が増えすぎた場合は、件名が省略されて見えなくなってしまうため、1～2個のみを残してあとは削除しても大丈夫です。
●本文の引用
該当メールに返信すると、これまでやり取りした内容が引用される形で本文の最後に残ります。メールが下に長くなってしまうからと消してしまう人もいますが、引用されて残っている本文は消さずに、そのままの形で返信しましょう。これまでのやり取りの流れがひと目でわかるので、過去のメールを開き直す手間を省くことができます。
日時や場所は必ず確認メールを！
面接の日時や場所が決まったら、間違いや認識のずれがないか、採用担当者にメールで確認しましょう。
●大事なことは確認
面接の日程を調整する際には、提示された日程を承諾したり、変更を依頼したりと何度もメールのやり取りを行います。また、同時に複数の企業と面接の調整をしていると、日時を勘違いしてしまうおそれもあります。面接の日時や場所の確認は、採用担当者のメール本文から引用して返信しましょう。
相手の文章を引用していることを表すために、メールでやり取りするとき、引用符「>」を用いることがあります。こうした引用符を使うと、送信された内容を再度確認しながらメールを作成できるため、効率的で素早い返信をすることが可能です。
ただし、引用するときはできるだけ短い文章で済むように、要点だけに絞ってあまり長文にならないように気を付けましょう。
＜採用担当者への最終返信メールの例文＞
人事部 ◯◯◯◯様お世話になっております。
◯◯◯◯でございます。面接の日程をご連絡いただきましてありがとうございます。
下記日程にて貴社へ伺わせていただきます。日時：◯月◯日（◯）◯時～
場所：◯◯ビル
お忙しいところ恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願いいたします。
●日程を提示する場合
面接の日程は、採用担当者から提示される場合もあれば、こちらから候補日をいくつか提示するよう求められることもあります。こちらから日程を提示するよう指定があった場合は、候補日を少なくとも3つ以上挙げましょう。
在籍中の仕事の関係などで、提示された面接日時と都合が合わず、再度日程調整が必要になる場合も同じです。面接に行けなくなるとわかった時点で、すぐに日程調整の連絡をして候補日を提示しましょう。
●「返信不要」以外はすべて返信
メールのやり取りをしていると、相手側からのメールに「返信不要」と書かれたメールが届くことがあります。この場合はメールに返信する必要はありません。「返信不要」と書いてくるのは、「わかりました」「ありがとうございます」など、相手の返信内容が明白な場合によく見られます。
しかし、日時や場所に関する確認のメールは、「確認しました」ということが採用担当者に伝わりません。お互いにやり取りをスムーズに進めるためにも、「返信不要」と記載がない限りは必ず返信しましょう。
転職の返信メールでNGな作法・言葉遣い
普段使用している敬語でも、使い方を間違えてしまうと相手にマイナスな印象を持たれてしまう場合があります。避けるべき作法や言葉遣いについて、例を挙げながらご紹介します
●NGな言葉遣い
・「了解しました」
職場の上司やクライアントに対して、「了解しました」という言葉を使っていませんか。「了解しました」という表現は本来、目上の人に対して使うものではありません。丁寧な表現として「かしこまりました」「承知しました」などが適切です。
・「させていただく」
とても丁寧な言い回しに聞こえますが、「させていただく」は、自分が行動するのに相手の許可が必要で、その行動をしたことによって自分が恩恵を受ける場合に使用します。
例えば「日程を変更させていただきます」というときは、日程を変更するのは自分の判断だけではなく相手の予定も確認するため、相手の許可が必要になります。日程を変更してもらうことで、都合が良くなるのは自分なので、恩恵を受けていることになります。
一方、「説明させていただきます」というとき、「説明する」という行動は基本的に相手の許可が必要なものではありません。つまり、恩恵を受けるわけではないので、「説明させていただきます」は間違った敬語ということになります。
●NGなメールアドレス
転職活動に使用するメールアドレスは、携帯電話や会社のメールアドレスを使用するのは避けましょう。携帯のキャリアアドレスは、ドメイン指定で受信フィルタがかかる場合があり、企業からのメールが届かないことがあります。さらに、半角文字や機種依存文字などは文字化けしてしまうことがあるため、転職活動での連絡用アドレスとしては使用しないほうが良いでしょう。
また、会社のメールアドレスも、転職活動で使用するのは避けるべきです。会社のメールアドレスを使用すれば、仕事中にも会社からのメールをチェックできるため便利だと考えるかもしれません。しかし、いくら注意を払ったとしても、職場の上司や同僚に転職活動のメールを見られる可能性がないとは限りません。もし、メールを見られてしまったら、せっかく転職先が決まっても退職時に後味が悪くなってしまうこともあります。業務時間中に会社のアドレスを使って仕事に関係のないメールをすることはやめましょう。
できれば、転職活動で使用する専用のアドレスを用意しましょう。Gmailなどのフリーアドレスは、簡単に取得することができます。しかし、企業によっては迷惑メール対策のために、フリーアドレスの受信拒否設定をしている場合があります。そのため、取得できる環境があればプロバイダのメールアドレスを作るのがおすすめです。
返信メールは簡潔かつ要点が伝わるように
転職活動中のメールのやり取りは、簡潔で要点がよく伝わる内容にすることを心がけ、同時にレスポンスのスピードと言葉遣いに注意しましょう。
仕事をしながら転職希望の複数の会社と連絡を取り、スケジュールの調整や管理をすべて自分で行うことはなかなか大変です。特に退職前に転職活動をする場合、急に仕事のスケジュールが変更になり、日程を変更しなければならないこともあります。
そんなとき、転職エージェントを利用すれば、面接の日程調整から合否連絡のための企業とのやり取りまで代行してくれます。
転職エージェントを上手く活用できれば、大幅に時間を短縮でき、効率的に転職活動を進めることができます。メリットを最大限に活かし、希望どおりの転職を成功させましょう。
